KI-Use Cases finden

Ein guter Use Case ist keine technische Leistung, sondern eine Situation, in der KI die Qualität erhöht oder Zeit und Aufwand senkt. Wenn du beides in einem Satz beantworten kannst, hast du einen guten Use Case.

Warum horizontale Use Cases zuerst

Starte mit Aufgaben, die in fast jedem Team vorkommen, nicht mit der tiefen Fachaufgabe einer Abteilung. Das hat drei Gründe:

• Alle verstehen das Problem. Ein Protokoll zusammenzufassen kennt jeder. Das senkt die Schwelle, es selbst zu versuchen.
• Wenig Anpassung nötig. Tiefe Fachfälle brauchen Datenaufbereitung, Integrationen oder eigene Anbindungen. Das kostet Zeit, die in den ersten Wochen fehlt.
• Sie sind leichter zu halten. Wenn sich ein Ablauf ändert, muss niemand eine Anbindung nachziehen.

Beispiele für horizontale Einstiege: Protokolle zusammenfassen, lange Dokumente auswerten, Texte übersetzen, E-Mails in sachlichen Ton bringen, Tabellen aus unstrukturierten Notizen bauen, Fördermittel- oder Ausschreibungstexte vorprüfen.

Womit KI grundsätzlich hilft

Text	Bilder	Audio	Datenanalyse
Schreiben	Erstellen	Transkribieren	Daten extrahieren
Zusammenfassen	Beschreiben		Rechnen und auswerten
Analysieren	Text erkennen		Muster erkennen
Fragen beantworten			Tabellen und Schaubilder bauen

Ordne jedem Use Case die passende Fähigkeit aus dieser Tabelle zu. Eine Übersetzung braucht Schreiben, eine Zusammenfassung braucht Schreiben und Zusammenfassen.

Der Ablauf

Ein Termin von 60 Minuten reicht für Schritt 1 bis 4. Plane ihn so, dass am Ende jede Person einen Use Case mitnimmt.

1. Lass jede Person fünf Tätigkeiten notieren, die sie regelmäßig macht und die viel Zeit kosten. Formuliere die Frage eng: nicht „Wo könnte KI helfen”, sondern „Was machst du jede Woche und dauert zu lange”.
2. Sammle alles und bündele ähnliche Tätigkeiten. Nenne fünf Leute dieselbe Aufgabe, ist das ein horizontaler Use Case. Ein Whiteboard oder ein geteiltes Dokument genügt dafür.
3. Ordne jeder Tätigkeit eine Fähigkeit zu — siehe die Tabelle oben.
4. Priorisiere nach Aufwand und Wirkung. Beginne mit hoher Wirkung und geringem Aufwand.
5. Dokumentiere das Ergebnis in einer Tabelle: Use Case, Fähigkeit, Aufwand, Wirkung, wer ihn übernimmt, nächster Schritt.
6. Baue die ersten Fälle gemeinsam in der Sitzung, damit alle sehen, wie es geht.
7. Lass danach zwei Wochen einzeln experimentieren und fasse dann in einer Sitzung nach: Was hat funktioniert, was nicht, wie wurde es gebaut.

Aufwand und Wirkung einschätzen

Aufwand — wie gut der Fall machbar ist:

• Zu erledigen: Je weniger, desto machbarer.
• Datenlage: Müssen Unterlagen erst gesammelt oder aufgeräumt werden, kostet das Zeit und drückt die Machbarkeit.
• Integrationen oder eigene Anbindungen: Viele Fälle sind mit einem hochgeladenen Dokument oder einer verbundenen Integration bereits abgedeckt. Eigene Anbindungen erhöhen den Aufwand deutlich.

Wirkung — wie viel der Fall bringt:

• Gesparte Zeit: Wie viele Stunden pro Woche oder Monat, für wie viele Personen?
• Qualität: Wird das Ergebnis besser, sinken Fehler?
• Zufriedenheit: Werden Anfragen schneller oder besser beantwortet?
• Kosten: Lässt sich Aufwand senken?

Beginne oben links: hohe Wirkung, geringer Aufwand. Danach kommen die Fälle mit hoher Wirkung und mehr Aufwand. Alles mit geringer Wirkung schiebst du nach hinten — davon gibt es ohnehin mehr als genug.

Wenn es nicht klappt

Nicht jede Aufgabe ist für KI geeignet, und nichts funktioniert beim ersten Versuch. Das ist Teil der Einführung, kein Rückschlag. Nimm es in die Nachfass-Sitzung auf und sucht gemeinsam eine Formulierung, die besser trägt.

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